pengantar dms

7/21/2019 Pengantar DMS

1/52


2/52

DaftarIsi

Pengertian Document Management

ys em Karakteristik Solusi ELO

Klien ELO

ELO ECM

Pengembangan Solusi ELO

Sistem Keamanan

Manfaat Menggunakan

-


3/52

DOCUMENT MANAGEMENTSYSTEM

Manajemen Dokumen sebenarnya adalah nama yang

di unakan untuk berba ai solusi an harus dilakukan

terkait dengan dokumen. Ini mencakup setiap tindakan yang

diambil, yang berhubungan dengan penciptaan, distribusi

dan penghapusan dokumen.

Nama lain yang digunakan adalah:

o DIS (Document Information System)

o IDM (Integrated Document Management)

o EDM (Electronic Document Management)

o ECM (Enterprise Content Management)

o s


4/52

DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM - ELO

Merupakan salah satu unsur pengelolaan informasiperusahaan yang berkenaan dengan dokumen sebagaidata, catatan, rekaman aktifitas, dll.

Penerapan ELO Digital document management systempa a suatu perusa aan ungs an se aga :

Decision Making

Corporate Memory History Reference


5/52

SOLUTIONCHARACTERISTIC


6/52

Characteristic Product

Modularity and Flexibility

Mobile

EmailIntegration

Replication

Multi CAD

Fulltext / OCRDigital

Signatur

Workflow

DMS &Barcode-/

Form

recognation

Click & View

Internet

Gateway

Security

Archiv

-

Import ERP

Archivlink

Backup

Server


7/52

ELO MULTI CLIENT


8/52

ELO ECM

Portal

Sharepoint, SAPWebELO WCM

MulticlientJava, Windows, Explorer,

ELO Enterprise Search

, ,,

ELO

Content Mana ement Server

ELO Workflow


9/52

.

2. Administrative Processing

3. Legal and Cooperations

4. Reporting (Executive / Periodic Report)

.

6. Audit


10/52

DIGITAL ARCHIVING

Documents

Scanning Indexing Archiving

Back up And ExportSearching


11/52

ELO FOR LEGAL

Legal

Legal

Document

M

Document

Lifecycle

Management

P l

ontract

Proposal

Document

Management

Document

Management

g


12/52

ELO LEGAL DOCUMENT

LIFECYCLE


13/52

Melalui system DRM (Digital Right Management),

Security Documents dan Data

dapat membuat dokumen dan data lebih amandan terjamin

membaca dokumennya di IP nomor berapa, jam

berapa, tanggal berapa dan di daerah mana.


14/52

-


15/52

MEMBUKA ELO CLIENTSetiap pengguna ELOclient memiliki otoritas (sesuaidengan batas kewenangannya) untuk membuka dan

mengoperasikan Program ELO dengan diberikan username dan password.

Entry : Nama,

Password,

LOGIN ELO :

Archive

Archive merupakan gudang arsip yang akan dimasuki


16/52

.

Archive

p oar

Mailbox

Tasks

Messages

In Use


17/52

AREA KERJ A ELO OFFICE 9.0

Archive

Gudang arsip, berisi dokumen apa saja yang sudah diarsip ke dalamsistem ELO (dokumen yg ada pada ARCHIVE ELO akan disimpan dalamELOserver)

p oar

Untuk menyimpan dokumen sementara tetapi hanya berupalink/bookmark

MailboxMenampilkan dokumen hasil scan atau dokumen lain yang dibuat olehUser dan belum diarsi kedalam ARCHIVE ELO


18/52

AREA KERJ A ELO OFFICE 9.0

Searching

beberapa kriteria yang ada.

TaskKumpulan dokumen dalam archive ELO yang harus diproses.

Massages

.

In Use

Bagian ini menampilkan dokumen yang dalam proses editing.


19/52

J ENIS DOKUMEN YANG BISA

File softcopy yang sudah ada Dokumen hardcopy

Dokumen baru pada Microsoft Office / Open Office


20/52

CARA MELAKUKAN PROSES ARCHIVE :

File softcopy yang sudah ada

Pengarsipan dilakukan dengan drag and dropfile darifolder yang ada pada sistem operasi windows ke dalam

.dengan jenis file aslinya (doc, tif, txt, dll)

Dokumen hardcopy

Untuk mengubah dokumen hardcopy menjadi digitaldilakukan melalui proses scanning. Dokumen yang telah discan akan masuk ke Mailbox


21/52

CARA MELAKUKAN PROSES ARCHIVE :

Dokumen baru pada Microsoft Office/ Open Office

Dengan menggunakan macro dapat langsung menekantombol save and file in the archivepada toolbar di

.meminta untuk melakukan proses pengarsipan.

Dokumen yang dihasilkan dari software lain

Untuk mendukungan pengarsipan dokumen yang dihasilkan oleh softwarelain, maka ELO mempunyai fitur ELO Tiff Printer / ELO Pdf Printer.ELO akan membuat virtual rinter dimana software an melakukanprinting nantinya menghasilkan file tif atau pdf. File inilah yang akandiarsip ke dalam archive ELO.


22/52

Tracking Physical Location


23/52

Fitur Standar ELO

Check-In dan Check-Out

Version History

Sticky Notes Document Link

Searching


24/52

Check-In dan Check-Out

Check EditingDi Komputer

Archive

ELO

Out en

Doc new

versionCheck In

Dokumen dibuka untuk dilakukan editing dengan menggunakan softwaresesua t pe o umen s. . oc a an e t engan mengguna an wor

processor / Microsoft Word)


25/52

Version History

Setiap dokumen yang mengalami perubahan akan disimpan sebagai versi barudan dokumen sebelum tetap tersimpan secara historical.

Dapat membandingkan dokumen antara versi satu dengan versi lainnya

dirasa perubahan yang baru tidak sesuai.

Bisa melihat kapan dokumen tersebut mengalami perubahan dan user.

Bila mengetahui untuk apa terjadi perubahan dokumen denganmenggunakan komentar yang disediakan oleh version history ini.


26/52

Sticky Notes

Fitur ini menyediakan catatan kecil yang bisa digunakan oleh user, meliputi :

Public Sticky Notes

Digunakan untuk catatan yang bisa dibaca oleh user manapun selamauser tersebut memiliki hak akses

Digunakan untuk catatan yang bisa dibaca oleh user yang membuatsendiri

Stamp

Sama dengan public sticky notes, tetapi tidak bisa diubah atau dihapusoleh sia a un termasuk administrator. Biasan a di unakan untukkeperluan approval


27/52

Document Link

Dalam proses bisnis terkadang ada suatu dokumen yang membutuhkandokumen lain sebagai lampiran atau sebagai referensi. Pada ELO, telahdisediakan fitur document link. Fitur ini digunakan untuk mengatasie u u an erse u , se ngga engan cepa apa mencar o umen yang

berkaitan dengan dokumen yang lain.


28/52

Inter Document Relation


29/52

Searching

Digunakan untuk mencari kembali dokumen yang sudah diarsip. Sistem inimemberikan alternatif pencarian sebagai berikut :

berdasarkan kategori dokumen.

Pencarian berdasarkan sticky notes, dengan pencarian ini anda bisa

sebelumnya.

Pencarian berdasarkan komentar versi yang diisikan saat terjadipenam a an vers ar sua u o umen.

Pencarian langsung, baik mencari berdasarkan nama, catatan, key, fulltext (content dari dokumen) dan version history


30/52

SearchingSearch by Category


31/52

SearchingSearching in document


32/52

Keywording Forms

Digunakan untuk keperluanindexing. Pada gambar disampingterdapat beberapa bagian, denganpen e asan se aga er u :

1. Digunakan untuk membuat

key / field2. Nama dari kategori dokumen

yang akan dibuat

3. Untuk Pengaturan (pencarian,secara otomatis dilakukan

fulltex, pembuatan strukturhirarki otomatis)

4. Penyimpanan pada storage


33/52

PENGATURAN PENYIMPANAN : Filling Path

Pengaturan untuk lokasi penyimpanan dari file yang diarsip ke dalam archive Filling Clause

pengarsipan dokumen dengan kategori ini akan diarsip pada struktur hirarki yangtelah diisi.

Contoh : BooksFictionEnglish berarti dokumen dengan kategori ini akandisim an ada struktur Books Fiction En lish

Color

Pengaturan warna

Di sini Anda bisa mengisikan masa dokumen, baik dalam hari, minggu, bulan,ataupun tahun. Contoh pengisian lifetime.

+5Y masa dokumen den an kate ori ini selama 5 tahun.

D = untuk hari, W = untuk minggu, M = untuk bulan, dan Y = untuk tahun.


34/52

USER DAN GROUPUntuk men atur hak otoritas user rou sesuai den an kewenan an

Hak user atau group dapat dijelaskan sebagai berikut :

yang dimiliki.

a n a m n s ra or: a un u menga ur user a au group a n.

Edit master data: hak untuk mengatur maintenance umum pada archive(seperti: key management, creating user, dll).

arc ve s ruc ure: a un u mengu a a aupun mem ua s ru ur rarpada archive. Tapi hak ini tidak termasuk dengan membuat archive baru.

Edit documents: hak untuk mengubah atau membuat dokumen.

ange passwor : a un u mengu a passwor sen r me a u menu

System Settings

Password. Change document status settings: hak untuk mengubah status dari dokumen

- - , , .


35/52

Hak user atau group dapat dijelaskan sebagai berikut : (Lanjutan)

User administration: hak untuk membuat ataupun mengatur user lain. Tetapiuser yang dibuat hanya bisa memiliki hak yang sama atau lebih sedikit dariuser pem ua nya.

Delete documents: hak untuk menghapus dokumen.

Delete structure elements: hak untuk menghapus struktur hirarki.

SAP administrator: hak untuk menghubungkan ELO dengan SAP denganmenggunakan ELO-SAP ArchiveLink module.

Importing: hak untuk mengimpor dokumen ke dalam archive yang aktif. Exporting: hak untuk mengekspor dokumen sesuai dengan hak akses yang

dimiliki terhadap dokumen yang diarsip.

Edit keywording forms: hak untuk membuat dan mengubah keywording forms.

Edit scripts: hak untuk mengakses menu System Settings Scripts. Melalui

menu ini, user bisa membuat ataupun mengubah script di dalam ELO.


36/52


Edit expiry date: hak untuk mengubah expiry date untuk dokumen.

melalui menu System Settings Keyword Lists.

Delete write-protected documents: hak untuk menghapus dokumen read-onlydari archive.

Replication management: hak yang diperlukan untuk Replication module.

Change security settings: hak untuk mengakses menu System Settings

Users. Absolute rights, ignore all security settings: hak khusus untuk main admin.

Dengan hak ini, Anda akan memiliki hak akses penuh terhadap dokumenataupun folder dalam archive.

Change scanner settings and profiles: hak untuk mengakses menu System

Settings Options. User bisa mengubah setting dari bagian Scanning andScanner Profile.

dari dokumen yang sudah diarsip.


37/52


Create projects for activities: hak untuk mengakses System Settings . .

Filing path administration: hak untuk mengubah filing path melalui menuSystem Settings Options, bagian Paths.

login ke dalam ELO meskipun dia termasuk user ELO.

Delete versions: hak untuk menghapus version dari suatu dokumen.


38/52

Security ELO Object

Selain pengaturan hak dari user atau group, jugamemungkinkan pengaturan hak akses terhadap folder atau

.

Jenis object dalam ELO

Folder

. ,

(Read, Write, Delete, Edit, List)


39/52

Pelaporan

Memungkinkan dilakukan customization laporan untuk dokumen-dokumen yangsudah diarsip ke dalam ELO.


40/52

Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad

DalamDalam penyusunannyapenyusunannya setiapsetiap map (folder)map (folder)menun ukkanmenun ukkan namanama kores ondenn akores ondenn a sertaserta disusundisusunberdasarkanberdasarkan abjadabjad sesuaisesuai dengandengan warkatwarkat yangyang adaada..


41/52

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yangsederhana dan mudah dalam menentukan dokumen,dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan danmelihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu sepertin e s yang se u uga engan s s em a rs p a ng sung (d ire c t filing system).


42/52

JENIS PERLENGKAPAN SISTEM ABJAD

,

dipersiapkan untuk menyimpan arsipumlahn a da at disesuaikan den ankebutuhan, laci filing kabinet diberi kodepada bagian depannya. Misalnya filing

,kodenya adalah: Laci I berkode A- F, Laci IIberkode G L, Laci III berkode M S,Laci IV berkode T Z.


43/52

2. Guide,

banyaknya guide yang dibutuhkan bilamengguna an ss em a a se er anabuah. Ditempatkan pada folder/map

antun . Teta i bila suatu or anisasi telahberkembang dimana tiap-tiap lacimempunyai satu petunjuk abjad. Maka

-26 guide.

sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalampraktik untuk membatasi jumlah guideapa pu a guna an o e ga ungan.


44/52

Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya. Padatiap guide diberi tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampaiZ kemudian disusun berdasarkan abjad pertama, kedua,ketiga dan selanjutnya.


45/52

3. Folder,

banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasiyang mas se er ana se anya ua . o er

tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasiyang telah berkembang, maka tiap laci akan

.


46/52

Dengan perincian sebagai berikut:

D e a ang gu e A susun o er Aa, A , Ac..Az

Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc..BzDibelakang guide C , disusun folder Ca, Cb, CcCz


47/52

4. Rak Sortir,yangdibutuhkan sebanyak 26a . er o e a a

dari A sampai zsehingga memudahkan

.


48/52

5. Kartu Indeksdisesuaikan dengan

.

Indeks disimpan dalamlaci kartu indeks.


49/52

Nama Badan Pengirim adalah PTarng n, an penan a angannya

adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yangdi ilih seba ai indeksn a adalah NamaBadan, karena cendrung tidak berubahdibanding dengan nama

,perorangan.

Cara Mengindeks:.

Surat ini akan disimpan pada abjad Wdan label mapnya adalah W.


50/52


51/52


52/52

THANK YOUFOR YOUR ATTENTION