tugas 1 - pemrosesan transaksi

7/23/2019 Tugas 1 - PEMROSESAN TRANSAKSI

1/6

PEMROSESAN TRANSAKSI: DOKUMEN DAN PROSEDUR

Siklus pemrosesan data (data processing cycle) terdiri dari empat langkah, yaitu:

input data, pemrosesan data, penyimpanan data, dan output informasi. Pemicu input data

biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. Seperti yang diperlihatkan di

Gambar 1.1, data tentang tiga sisi tiap aktivitas bisnis yang harus dikumpulkan adalah:

1. Tiap kegiatan yang menjadi perhatian

2. Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan

3. Para pelaku yang terlibat di dalam setiap kegiatan

Gambar 1.1 Sisi-sisi Aktivitas Bisnis yang Harus Dikumpulkan Datanya

Setiap siklus transaksi secara khusus akan memproses banyak sekali kegiatan secara

individual. Akan tetapi, sebagian besar dapat secara relative dikategorikan ke dalam

jenis tertentu yang lebih kecil. Sebagai contoh toko retail, umumnya transaksi individual

diproses dalam siklus pendapatan (revenue cycle) baik tentang penjualan barang atau

jasa ke pelanggan, atau tentang penerimaan tunai dari para pelanggan sebagai

pembayaran penjualan tersebut. Table 1.1 menyebutkan jenis-jenis aktivitas yang

biasanya dilakukan untuk tiap siklus transaksi beserta nama dokumen atau formulir yang

dipakai untuk mencatat data kegiatannya.

Sumber Daya Kegiatan

Peilaku Eksternal

Peilaku Internal


2/6

Tabel 1.1 Kegiatan Bisnis yang Umum dan Dokumen Sumber

Kegiatan Bisnis Dokumen Sumber

Siklus Pendapatan

Menerima pesanan pelanggan Pesanan Penjualan

Mengirim pesanan Tanda pengiriman atau bill of lading

Menerima uang tunai Laporan atau daftar pembayaran (remittance)

Menyimpan tanda terima tuani Slip penyimpanan

Menyesuaikan akun pelanggan Memo kredit

Siklus Pengeluaran

Permintaan atas barang Daftar permintaan barang (purchase requisition)

Pesanan atas barang Pesanan pembelian (purchase order)

Penerimaan atas barang Laporan penerimaan (receiving report)

Pembayaran atas barang Cek

Siklus Sumber Daya Manusia

Kumpulkan data iuran pegawai Formulir pajak (Form W4)

Catat jam kerja pegawai Kartu jam kerja (time cards)

Catat waktu yang dihabiskan untuk

pegawai tertentu

Catatan waktu kerja atau lembar waktu kerja

Input Data

Dahulu, perusahaan kebanyakan menggunakan dokumen sumber (source

document) untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis, dan kemudian

memindahkan data tersebut ke komputer. Akan tetapi, sekarang sebagian besar data

tentang aktivitas bisnis langsung dicatat oleh computer melalui tampilan untuk entrydata (computer data entry screen).

Dokumen sumber yang didesain dengan baik dan tampilan untuk entry data akan

memperbaiki pengendalian dan ketepatan pencatatan data aktivitas bisnis. Perbaikan


3/6

pengendalian muncul baik dengan membeli dokumen sumber yang sudah dicetak

nomornya atau dengan mengatur systemnya agar secara otomatis memberikan nomor

urut pada tiap transaksi baru. Pemberian nomor ini akan menyederhanakan verifikasi

bahwa setiap transaksi sudah dicatat dan tidak ada dokumen yang salah letak. Formulir

yang didesain dengan baik dan tampilan entry data dapat memperbaiki akurasi dengan

cara memberikan instruksi atau saran tentang data yang harus dikumpulkan, dengan cara

pengelompokan informasi-informasi yang secara logika saling berhubungan, melalui

pemakaian check-off boxes atau menu pull-down untuk menyajikan pilihan yang

tersedia.

Apabila dokumen manual masih harus diberikan ke pelanggan atau pemasok,

akurasi input data dan efisiensinya dapat diperbaiki lebih jauh dengan mempergunakan

dokumen turnaround, yang memuat catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak

eksternal, dan kemudian kembali lagi ke system sebagai input. Dokumen turnaround

dipersiapkan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh computer untuk memudahkan proses

pencatatan input yang berikutnya. Contohnya adalah tagihan pemakaian yang dibaca

oleh alat pemindai (scanning device) saat telah dikembalikan bersama dengan

pembayarannya.

Otomatisasi dokumen sumber (sourec data automation) juga merupakan cara

untuk memperbaiki akurasi dan efisiensi input data. Alat otomatisasi doumen sumber

akan mencatat data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca computer pada waktu dan

tempat terjadinya transaksi. Contohnya adalah ATM yang dipakai oleh bank, pemindai

(scanner)point-of-sale (POS) yang dipakai di toko retail, serta pemindai kode bar (bar

code scanner) yang dipakai di gudang.

Pemrosesan Data

Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya biasanya

melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disimpan sebelumnya

tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang

terlibat didalam aktivitas tersebut. Sebagai contoh, data tentang transaksi penjualan akan


4/6

menimbulkan proses pembaruan informasi persediaan, yaitu untuk mengurangi jumlah

persediaan barang yang dijual, dan juga pembaruan saldo pelanggan. Proses pembaruan

ini dapat dilakukan baik secara periodik, contohnya sekali sehari atau sekali seminggu,

atau dilakukan secara langsung setelah terjadinya suatu transaksi.

Proses pembaruan secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan

pelaku yang terlibat, dinamakan proses batch; proses pembaruan yang dilakukan secara

langsung setelah terjadinya transaksi, dinamakan proses on-line atau real-time. Proses

batch adalah metode warisan yang terus dipergunakan untuk beberapa aplikasi, seperti

penggajian, yang memang dilakukan setiap periode tertentu saja. Kelemahan yang nyata

terlihat dari proses batch ini adalah data yang terakhir dan akurat hanya setelah proses

pembaruan secara batch. Oleh sebab itu, banyak perusahaan yang beralih ke proses on-

line, real-time untuk sebagian besar aplikasinya. Entry data secara on-line lebih akurat

daripada proses pembaruan secara batch, karena sistem dapat menolakentry data yang

tidak lengkap atau salah, dan karena data dimasukkan saat terjadinya transaksi,maka

kesalahan dapat dengan mudah diperbaiki. Proses real-time memastikan bahwa

informasi yang disimpan selalu informasi terkini, hingga dapat meningkatkan kegunaan

informasi dalam pengambilan keputusan.

Bahkan, banyak perusahaan yang sekarang mempergunakan proses on-line, real-

time karena keunggulan kompetitif yang ditawarkannya. Sebagai contoh, beberapa tahun

yang lalu Federal Express memperbarui pernyataan misinya dengan memasukkan kata-

kata Pengendalian yang formal atas tiap paket akan dipertahankan dengan cara

memakai sistem pelacakan dan penelusuran real-timesecara elektronis. Sistem on-line,

real-time perusahaan tersebut dapat memberitahukan dengan tepat lokasi setiap paket

dan memperkirakan waktu kedatangannya. Federal Express juga memberi para

pelanggannyasoftware yang memungkinkan mereka melacak bingkisan mereka sendiri.


5/6

Penyimpanan Data

Informasi SIA dapat diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien.

Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Contoh entitas adalah pegawai,

barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau karakteristik

khusus yang harus disimpan. Sebagai contoh, semua pegawai memiliki nomor pegawai,

tarif pembayaran, dan alamat rumah. Akan tetapi, nilai data yang terinci tentang atribut-

atribut tersebut akan berbeda antar-entitas. Sebagai contoh, tarif pembayaran seorang

pegawai adalah sebesar $8,00,sementaratarif pegawai yang lain adalah sebesar $8,25.

Nilai data disimpan dalam ruang fisik yang disebut field. Gabungan dari beberapa

fieldyang mengandung data tentang berbagai atribut dari entitas yang sama membentuk

catatan (record).

Recordyang saling berhubungan dikelompokkan untuk membentuk file. File yang

saling berhubungan, dan dikoordinasi dari pusat disebut dengan database.

Di SIA, file yang digunakan untuk menyimpan informasi kumulatif tentang sumber

daya dan para pelaku kegiatan dinamakan file ledger. Perusahaan pada umumnya harus

memiliki baik buku besar maupun buku pembantu. Buku besar memasukkan data

dalam bentuk rekapitulasi untuk tiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan

biaya organisasi. Buku pembantu mencatat data rinci untuk akun buku besar yang

memiliki banyak sub-akun terpisah. Sebagai contoh, buku besar memiliki suatu akun

yang merupakan rekapitulasi jumlah total piutang pelanggan ke perusahaan.

Akun buku besar yang sesuai dengan buku pembantu dinamakan akun pengendali.

Hubungan antara akun pengendali buku besar dengan saldo tiap akun di buku pembantu,

memainkan peranan penting dalam memelihara akurasi data yang disimpan di SIA.

Jumlah seluruh catatan dalam buku pembantu harus sama dengan jumlah akun

pengendali buku besar yang terkait. Perbedaan antara jumlah total di buku pembantu

dengan saldo pengendali akunnya di buku besar mengindikasikan kesalahan dalam

proses pencatatan telah terjadi.


6/6

Setiap akun buku besar diberi nomor tertentu. Daftar akun, adalah daftar akun-

akun buku besar yang dipergunakan organisasi. Struktur daftar akun adalah salah satu

dari aspek-aspek terpenting SIA, karena dapat mempengaruhi persiapan laporan

keuangan. Data yang disimpan dalam akun dalam individual dapat dengan mudah

dijumlahkan untuk disajikan dalam di laporan tetapi data yang disimpan dalam akun

rekapitulasi tidak dapatdengan mudah dipisah-pisahkan dan dilaporkan secara lebih

terinci.

tugas 1 - pemrosesan transaksi

Documents