sistem pemesanan dan pembelian bahan makanan rsud banyumas

7/24/2019 Sistem Pemesanan Dan Pembelian Bahan Makanan Rsud Banyumas

1/6

SISTEM PEMESANAN DAN PEMBELIAN BAHAN MAKANAN RSUD

BANYUMAS

1. PEMESANAN BAHAN MAKANAN

Pemesanan bahan makanan adalah kegiatan penyusunan permintaan

(order) bahan makanan berdasarkan menu atau pedoman menu dan rata-rata

jumlah konsumen atau pasien yang ada. Tujuan dari kegiatan ini adalah

tersedianya daftar pesanan bahan makanan sesuai dengan standar atau spesifikasi

yang ditetapkan (Depkes, 200). Pemesanan dapat dilakukan sesuai dengan kurun

!aktu tertentu (harian, mingguan, atau bulanan). "dapun persyaratan yang

dibutuhkan untuk pelaksanaan pemesanan bahan makanan ini adalah #

a. "danya kebijakan $umah %akit tentang pengadaan bahan makanan.

b. "danya kebijakan antar $umah %akit dengan rekanan atau pemasok.

&. "danya spesifikasi bahan makanan.

d. "danya daftar pesanana bahan makanan.

e. Tersedia dana (Depkes, 200).

%istem penyelenggaraanmakanan di $%'D anyumas dilakukan se&ara

s!akelola. %e&ara garis besar, pemesanan makanan bahan makanan di *nstalasi

+ii $%'D anyumas dibedakan menjadi 2 ma&am yaitu #

a. Pemesanan ahan akanan asah

egiatan pemesanan bahan makanan khususnya bahan makanan segar

seperti lauk he!ani dan nabati serta sayuran dilakukan setiap hari dimana bahan

makanan yang dipesan hari ini merupakan bahan makanan yang akan digunakan

untuk pengolahan menu siang dan sore hari berikutnya serta menu makan pagi

dua hari berikutnya. isalnya pemesanan yang dibuat pada tanggal 02 /ktober201 digunakan untuk menu siang tanggal 02 /ktober 201 dan sore hari 02

/ktober 201 serta untuk makan pagi tanggal 0 /ktober 201 kemudian bahan

makanan sayur dipesan setiap hari akan tetapi digunakan untuk sore hari dan

besok pagi dan siang harinya misal pemesanan sayur pada pagi tanggal 02

/ktober 201 akan diolah pada sore 02 /ktober 201 dan pagi serta siang hari

pada tanggal 0 /ktober 201. erdasarkan &ontoh tersebut, data yang digunakan

sebagai a&uan pemesanan adalah data diet pasien pada tanggal 02 /ktober 201.


2/6

Petugas monitoring pagi atau ahli gii yang bertugas merekap jenis diet seluruh pasien dari form

3Daftar Permintaan akan Pasien4 di pagi hari yang diperoleh dari pramusaji tiap-tiap ruangan

"hli gii peren&anaan menentukan jumlah kebutuhan bahan makanan pasien menggunakan standar

porsi

"hli gii peren&anaan menentukan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan seluruh pasien dengan

rumus #

%tandar porsi 5 jumlah seluruh pasien 6 07 jumlah keseluruhan (&adangan)

"hli gii peren&anaan memasukkan data jumlah pemesanan bahan makanan ke dalam dua

formulir 3Daftar Pemesanan ahan akanan4

enyerahkan formulir pemesanan bahan makanan kepada pihak rekanan dan menyisakan

formulir pemesanan sebagai a&uan check list saat penerimaan

Gambar 1. Alur Pemesanan Bahan Makanan Basah

b. Pemesanan bahan akanan ering

ahan makanan kering adalah bahan makanan yang dapat disimpan dalam

!aktu yang lebih lama sehingga memungkinkan adanya &adangan dalam gudang.

8ontoh bahan makanan yang masuk dalam kelompok ini adalah teh, susu, bumbu-

bumbu kering, beras, dan garam. ahan makanan kering datang setiap 2- hari

sekali atau rata-rata seminggu sekali tergantung kebutuhan gudang. "da sedikit

perbedaan dalam proses pemesanan bahan makanan kering dan bahan makanan

basah, yaitu pemesanan bahan makanan kering dilakukan dua kali dalam

seminggu. Dalam melakukan pemesanan bahan makanan kering, terlebih dahulu

dilihat stok gudang sebagai pertimbangan dalam pemesanan bahan makanan

tersebut.Penyimpanan bahan makanan kering tidak dilakukan dalam jumlah yang

besar sehingga pemesanannya dilakukan dua kali dalam satu minggu. 9al ini

dikarenakan gudang tempat penyimpanan bahan makanan ke&il ruangannya ke&il.

"hli gii peren&anaan menghitung kebutuhan semua bahan makanan yang dibutuhkan untuk esok hari

"hli gii peren&anaan membuat pemesanan kepada gudang yang ditulis di kertas Daftar Pemesanan ahan

akanan


3/6

agian pemesanan memeriksa stok digudang apakah &adangan bahan makanan sudah menipis

:

Petugas gudang men&atat apakah ada bahan makanan yang &adangannya sudah menipis sehingga perlu dipesan lagi

:

agian pemesanan menghitung jumlah bahan makanan kering yang perlu dipesan

:agian pemesanan memasukkan data jumlah pemesanan bahan makanan ke dalam 2 formulir 3Daftar Pemesanan ahan

akanan4

:

enyerahkan formulir pemesanan bahan makanan kepada pihak rekanan dan petugas penerimaan sebagai a&uan check

list saat penerimaan

Gambar . Alur Pemesanan Bahan Makanan ker!n"

Proses pemesanan yang selama ini telah dilaksanakan oleh $%'D

anyumas ini sudah baik, tetapi perlu ada pengembangan dan ino;asi sehingga

proses pemesanan bisa berjalan lebih efisien. Proses pemesanan yang sudah

berjalan dilaksanakan se&ara manual, dimana petugas pemesanan menghitung

se&ara manual seluruh kebutuhan yang akan dipesan sehingga tidak menutup

kemungkinan adanya bahan makanan yang tidak ter&atat dan tidak dipesan.

*no;asi yang mungkin dilakukan adalah menggunakan sistem komputerisasi.

%istem ini akan memudahkan petugas pemesanan karena bila seluruh bahan

makanan sudah dimasukkan kembali dalam databasepemesanan maka petugas

hanya tinggal memasukkan jumlah pasien dan jenis dietnya saja. %istem ini

sebenarnya sudah diterapkan untuk pen&atatan stok gudang dimana melalui data

pengeluaran data yang diinput rutin oleh petugas ini maka akan mudah di&ek

bahan makanan apa saja yang stoknya sudah berkurang.

$%'D anyumas juga melakukan pemesanan makanan matang adalah

makanan yang dipesan dalam keadaan matang, misalnya bandeng goreng, ikan

mujair goreng, dan snak-snak tertentu. Pembelian makanan dalam bentuk

matang, dikarenakan se&ara teknis tidak memungkinkan . akanan ini dipesan

setiap hari, sehari sebelum penggunaannya. "lur pemesanan makanan ke suplier

jauh lebih singkat karena pihak pihak suplier sudah memiliki daftar siklus menu,

standar porsi, serta dokumen lain yang digunakan sebagai a&uan dalam

menyediakan makanan pesanan.

%istem pemesanan ini memungkinkan adanya bahan makanan yang tidak

terpakai atau justru kekurangan bahan makanan akibat adanya perubahan jenis

diet atau perubahan jumlah pasien di hari berikutnya.


4/6

. PEMBELIAN BAHAN MAKANAN

Pembelian bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan penyediaan

ma&am, jumlah, spesifikasi kualitas bahan makanan sesuai ketentuan peraturan

yang berlaku di institusi, rumah sakit yang bersangkutan. Pembelian bahan

makanan merupakan prosedur penting untuk memperoleh bahan makanan,

biasanya terkait dengan produk yang benar, jumlah yang tepat, !aktu yang tepat,

dan harga yang benar. 'ntuk rumah sakit kelas pemerintah, berlaku ketentuan

pemerintah yang mengatur dan menetapkan bah!a ppembelian bahan makanan

dilakukan se&ara kontrak berdasarkan pelelangan.

Dalam pembelian bahan makanan dapat diterapkan berbagai prosedur,

tergantung dari peraturan, kondisi, besar atau ke&ilnya institusi serta kemampuan

sumber daya institusi yang bersangkutan. Prosedur sistem yang sering dilakukan

antara lain #

a) Pembelian langsung ke pasar (The Open Market of Buying)

b) Pembelian dengan musya!arah (The Negotiated of Buying)

c) Pembelian yang akan datang (Future Contract)

d) Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction

Fir at the opening of price(


5/6

Penentuan supplierdilakukan oleh panitia dengan proses pena!aran

atau lelang setiap bulan untuk bahan makanan basah dan dua bulan untuk

bahan makanan kering. !upplier yang dipilih adalah supplieryang dapat

memberikan harga terendah dan mempunyai profil yang paling sesuai atau

memiliki track record yang bagus. Pemilihan suplier didasarkan pada

pertimbangan dari tim %user)&agian penerimaan bahan makanan membuat

&atatan-&atatan kekurangansupplier, misalnya jika spesifikasinya tidak sesuai

atau barang yang dipesan tidak ada. 9al tersebut akan menjadi pertimbangan

dalam pemilihansupplierpada periode selanjutnya.

Penggunaan sistem pembelian dengan tender dan penunjukan

langsung memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. elebihan dan

kelemahan dari sistem pembelian bahan makanan dengan sistem penunjukan

langsung adalah sebagai berikut #

Keleb!han s!s#em $enun%ukan lan"sun" a&alah seba"a! ber!ku#'

- proses pengadaan relatif lebih singkat.

- saat penge&ekan bahan makanan sekalian dapat mengontrol bahan

makanan sudah sesuai dengan spesifikasi atau belum.

- jika bahan makanan tidak sesuai dengan spesifikasi dapat

dikembalikan ke rekanan

- rekanan yang ditunjuk mempunyai tanggung ja!ab penuh terhadap

institusi.

Kelemahan s!s#em $enun%ukan lan"sun" a&alah seba"a! ber!ku# '

- apabila rekanan mengirim bahan yang tidak sesuai maka akan

dikembalikan dan diganti oleh rekanan, hal ini dapat menghambat

proses produksi karena untuk pengiriman bahan makanan basah

dilakukan setiap hari.

%istem pengadaan bahan makanan yang dilakukan di $%'D anyumas

menggunakan penunjukan se&ara langsung terhadap suplier yang memberikan

pena!aran. Pelelangan yang dilakukan di $%'D anyumas merupakan

pelelangan tertutup, yaitu masing-masing rekanan tidak mengetahui harga

pena!aran yang diberikan oleh rekanan lain. %etelah melalui proses seleksi

dengan berbagai pertimbangan kemudian dipilih satu suplier untuk menyuplai


6/6

kebutuhan instalasi gii $%'D anyumas. >amanya kontrak dengan suplier

dibedakan berdasarkan jenis bahan makanannya. 'ntuk jenis makanan kering,

kontrak dilakukan untuk jangka !aktu dua bulan, sedangkan untuk bahan

makanan basah kontrak dilakukan untuk jangka !aktu satu bulan. %etelah kontrak

habis, kontrak baru bisa dilakukan dengan suplier yang sama atau dengan suplier

yang berbeda.

erdasarkan teori, daftar pemesanan bahan makanan dibuat dalam lima

rangkap yaitu asli untuk suplier dan tembusan ( rangkap untuk panitia

penerimaan dan rangkap untuk bidang keuangan). Pembuatan forpemesanan

bahan makanan sebaiknya disesuaikan dengan kebijakan dan kebutuhan $umah

%akit. Di $%'D anyumas for dibuat rangkap dua, satu for dipegang oleh

suplier sebagai panduan men&ari bahan makanan yang dipesan sedangkan satu

forlagi dipegang oleh bagian penerimaan untuk pemeriksaan bahan makanan

saat penerimaan. !uplier rmempunyai tanggung ja!ab sendiri untuk membuat

administrasi pengiriman bahan makanan ke rumah sakit kepada bagian keuangan

(panitia khusus) untuk dapat men&airkan dana. Pembuatan administrasi oleh

rekanan ini harus di-cross checkdengan data dari administrasi di instalasi gii. Di

akhir kontrak, setelah administrasi lengkap, suplier bisa meminta pembayaran

pada bagian keuangan rumah sakit.

sistem pemesanan dan pembelian bahan makanan rsud banyumas

Documents