bab 1 kesekretarisan

7/23/2019 BAB 1 KESEKRETARISAN

http://slidepdf.com/reader/full/bab-1-kesekretarisan 1/19

Citra jamilah nur

BAB I

BEBERAPA PENGERTIAN POKOK

KESEKRETARISAN



Citra jamilah nur

1.1 Pengertian SekretarisPengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa

segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal

dari kata secretum dalam bahasa Latin ang

berarti rahasia. Kata Secretum kemudian berubah

menjadi kata secretaire dalam bahasa Perancis,

secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirna

menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda.



Citra jamilah nur

Menurut Kamus Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai

pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulius. Disebut juga penulisatau panitera.

M. Braum and Ramon . !ortugal "#$%&', menyatakan(

Kata Sekretaris diartikan seorang pembantu pimpinan yang bertugas

menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat atau korespondensi,

menerima tamu, mengingatkan pimpinan tentang kewajibannya yang

resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-tugas lainnya yang

berkaitan dengan peningkatan e)e*ekti*itas kerja pimpinan.

!engertian sekretaris juga tergantung dari ma+am-ma+am sekretaris

karena setiap ma+am sekretaris memiliki peran dan )ungsi yang berbeda.



Citra jamilah nur

#. syarat- syarat sekretaris

Seorang sekretaris yang pro)esional mempunyai syarat-syarat

tertentu yang harus dipenuhi dengan baik. Karena jika tidak

maka pelaksanaan tugas dan )ungsi kesekretarisannya akan

berjalan dengan kurang baik.

syarat-syarat sekretaris dapat kita +ermati sebagai berikut(

#. Syarat kepribadian yaitu si)at-si)at yang dimiliki oeh seseorang

yang menjadi serkretaris, seperti si)at yang penyabar, simpatik,

bijaksana, penampilan yang baik, pandai bergaul, dapat

diper+aya serta memegang teguh rasa dan lain-lain.

. Syarat pengetahuan umum yaitu memiliki pengetahuan tentang

perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidaklangsung dengan pekerjaan kesekretarisan seperti bidang

sosial, ekonomi, politik, dan hukum.



3. Syarat pengetahuan khusus yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai

tempat dimana dia bekerja, seperti dikantor pemerintah atau pun di kantor perusahaan swasta.

4. Syarat Skill dan teknik kesekretarisan adalah kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan

dengan tugas kesekretarisannya hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik koresponden, stenografi,

dan kearsipan.

5. Syarat Praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari hari seperti menerima tamu, telepon,

dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan

Citra jamilah nur



Citra jamilah nur

#. Ma+am-ma+am Sekretaris

1. Sekretaris Pribadi ( private secretary / personalsecretary).

!S. Poedarminta mengatakan orang yang menjadi

pembantu orang lain untuk mengejakan tulis menulis,

men"atat pembi"araan dan sebagainya.Sekretaris pribadi hanya bekerja sebagai pembantu

pimpinan dan sebagai mediator (perantara# pimpinan

dengan tamu pimpinan. Seorang sekretaris pribadi

bukannya pegawai se"ara terstruktural, tetapi

mempunyai tanggung jawab pada pimpinan yang

dibantunya.


http://slidepdf.com/reader/full/bab-1-kesekretarisan 7/19Citra jamilah nur

$. Sekretaris manajer % sekretaris eksekutif.

&rs. 'g. ursanto, mengatakan seorang

membawahi suatu satuan organisasi yang

melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang

ketatausahaan.

Sekretaris manajer berfungsi sebagai pimpinan

dalam tugasnya dan juiga sekaligus sebagai

pembantu pimpinan, biasanya tempat kerjanya

tidak satu ruang dan mempunyai stafstaf lagi.Sekretaris manajer ini bertanggung jawab terhadap

kelan"aran pekerjaan dari bagianbagian atau

seksiseksi tertentu dalam suatu kantor. !adi

sebagai pembantu pimpinan dan sekaligus sebagai



3. Sekretaris muda (yunior se"retary#

sekretaris muda yaitu seorang sekretaris

yang karena kedudukannya dilihat dari aspek)

a. lebih muda dalam arti usia pengalaman

b. pangkat jabatannya yang lebih rendah



*enurut Prof. &rs. S. ojowasito, sekretaris muda

yaitu seorang sekretaris yang memiliki

kemampuan atau ke"akapan yang lebih rendah

dari jabatan sekretaris senior

sekretaris muda lebih banyak digunakan pada

perusahaan, khususnya perusahaan besar halini karena perusahaan memerlukan banyak

sekretaris yang mampu menangani bidang

bidang tertentu.

Citra jamilah nur



4. Sekretaris Senior

Sekretaris senior, yaitu seorang sekretaris

yang karena kedudukannya dilihat dari aspek)1. Sekretaris yang lebih tua dalam arti usia

pengalaman

$. Sekretaris yang pangkat jabatan yang

lebih tinggisekretaris senior menjadi pemegang

sekretaris eksekutif, hal ini karena tingkat

pengalaman dan kemampuannya yang baik

sangat diperlukan dalam melakukan manajemen

tugastugas karyawan se"ara profesional

sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baik

dan sekretaris senior dapat bertanggung jawabden an im inann a.



5. Sekretaris ', '', dan '''

Sekretaris ', '', dan ''' ini, hanya

merupakan pembagian sekretaris yang

berdasarkan pembagian bidang tugas kerja dan

tanggung jawab pada satu instansi atau

organisasi perusahaan.

+. Sekretaris !enderal

Pada beberapa organisasi biasanya

merupakan istilah sekretaris jenderal. Padadasarnya istilah sekretaris jenderal ini sama

pengertiannya dengan istiah sekretaris umum.

!adi sekretaris jenderal pada umunya hanya

merupakan penamaan tertentu pada suatu



Citra jamilah nur

1.4 Sekretariat dan esekretariatan

Pengertian Sekretariat

menurut &rs. ursanto bahwa sekretariat

adalah satuan organisasi atau lembaga yang

melaksanakan jasajasa perkantoran dalam bidang

ketatausahaan.Pada dasarnya sekretariat merupakan

satuan organisasi atau lembaga yang terstruktur

dari beberapa bagian atau seksi yang melakukan

akti-itas atau kegiatan pada bagian atau seksimasingmasing dengan dibawah kendali seorang

sekretaris sebagai bawahan dari pimpinan.



Citra jamilah nur

se"ara umum sekretariat dikonkritkan dengan

adanya sebuah kantor atau tempat yang menjadi

lambang akan adanya sebuah organisasi ataupunlembaga.

nsurunsur dari sekretariat)

a. tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari

pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris

b. *anusia atau para pegawai pelaksana,

pen"ipta tata "ara dan tata kerja.

". /lat atau sarana yang diperlukan demiter"apainya kelangsungan kerja dan para

bawahannya.



Citra jamilah nur

dengan demikan, sekretariat merupakan suatu

tempat di mana terjadi adanya akti-itas kerja

akti-itas kerja yang sifatnya tetap pada suatu kantoratau suatu tempat tertentu yang telah ditetapkan

untuk men"apai tujuan bersama.



Citra jamilah nur

!." Pengertian Kesekretariatan

esekretariatan ialah akti-itas yang dilakukan padasekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau

proses kerjanya sekretariat. &engan demikian,

kesekretariatan bersifat aktif dinamis dalam kegiatan

jasajasa perkantoran, terutama yang sangat

berkaitan dengan proses administrasi.

Sedangkan pengertian administrasi itu sendiri

memuat aspek organisasi dan aspek manajemen(0/, 12) 4#. /dministrasi diartikan sebagai

keseluruhan proses kerja sama antara dua orang

atau lebih melalui "ara "ara tertentu untuk

men"apai tujuan.



Citra jamilah nur

!.# $ungsi Kesekretariatan

Pada dasrnya fungsi kesekretarisan sesuaibidang kerjanya, maka men"akup kegiatan dalam

administrasi (dalam arti luas# pada organisasi atau

perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretarisan lain

berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni

kegiatan administrasi dalam arti sempit yang

meliputi)

1./danya orang orang yang bekerja.$.Penerimaan dan pengiriman suratsurat.

3.Penerimaan dan pegiriman telepon.

4.Penyelesaian surat surat yang berkaitan dengan

kegiatan organisasi.



Citra jamilah nur

Kegiatan adminstrasi sebagai fungsi

kesekretarisan dalam arti yang luas dapat meliputi

kegaiatan sebagai berikut:1!engadakan pen"atatan #recording) dari semua

kegiatan mana$emen yang berkaitan dengan

%rganisasi

&Administrasi kesekretarisan sebagai alat

pelaksanaan dari pada kegiatan ketatausa'aan yang

bersifat pelayanan #membantu() baik pada atasan

maupun pada pi'ak lain yang terkait*Administrasi kesekretarisan sebagai pelaksana

pemegang ra'asia kant%r) $a+atan maupun

perusa'aan



Citra jamilah nur

&. dministrasi kesekretarisan sebagai alat komunikasi

antar kantor atau antarperusahaan se+ara perorangan

maupun organisasi%. dministrasi kesekretarisan sebagai pusat

dokumentasi "master file'. /al ini penting karena

akti*itas atau kegiatan se+ara de jure dari sebuah

organisasi atau pun perusahaan akan menjadi legal

dan kuat dengan adanya dokumen-dokumen surat

yang menjadi dasar dari semua kegiatan maupun

akti*itas yang berkaitan dengan sebuah organisasimaupun perusahaan.



Citra jamilah nur

esekretarisan

&ra. 6j. 6erlina Sakawati, *.Si

ni-ersitas egeri *akassar

bab 1 kesekretarisan

Documents